無紙化會議調研報告方案介紹-vimay?唯美

　　一

　　前言

　　隨著中國信息通信網絡的持續快速建設，目前中國通信水平已經大幅度提高，為各行各業的信息交流提供了可靠的保證。

　　在諸多通信業務中，會議電視業務越來越表現出良好的發展勢頭。

　　無紙化概念深入人心

　　1、無紙化會議系統是一種全新的會議模式

　　無紙化會議是近兩年來開始流行于業界的一種全新的會議模式。

　　它將多種信息化、智能化技術融入會議的各個環節，為與會各方提供便捷實用的會議平臺，同時也帶來全新的會議體驗。

　　2、無紙化辦公是現代企業發展的必要手段

　　無紙化會議給企業帶來了全新的會議交流體驗，其優勢在于：

　　它可以建立健全決策咨詢信息支持系統，有助決策的科學化和民主化，規范公文辦理行為，避免一文多投、公文積壓和公文亂投等現象，提高公文流轉速度;

　　減少車輛出行，減輕城區道路交通壓力，減輕應酬壓力;

　　能夠加快轉變政府職能，避免各種暗箱操作和幕后交易，能夠健全監督渠道，完善監督手段。

　　簡言之，有效提高決策水平和工作效率、減輕收發公文帶來的交通和環境壓力及加強廉政建設，提高執政能力等是無紙化會議系統深受現代企業青睞的三大因素。

　　3、無紙化會議是會議系統行業競爭的必然結果

　　據中國項目可行性研究中心編寫可行性報告分析，近年來，會議系統市場發展十分迅速，這意味著其中的競爭也愈演愈烈。

　　各大廠商為了搶占市場份額，不惜在技術研發上投入大量人力物力，力求以滿足會議室市場需求的產品為資本在市場爭得一杯羹。

　　而傳統的會議模式因為效率低、應變能力差、表現形式單一、設備操作復雜、資源浪費嚴重以及安全保密隱患等諸多問題，逐漸不敷現代會議室使用，無紙化會議系統正是這種激烈競爭環境下催生出來的新型科技成果。

　　目前市面上已經開始有更多的公司為其會議系統產品打上了無紙化的標簽。

　　二

　　無紙化會議系統建設背景

　　1.現場會議存在的問題

　　通過調研和客戶訪談，企業會議存在如下需求和開展過程中的痛處：

　?、匍_會的準備周期長、效率低，要經過打印、裝訂、分發、簽到、收集投影資料等過程，效率有待提高;

　?、跁h成本高，打印或復印大量會議資料，耗費大量的紙張，還存在裝訂出差錯的可能;

　?、酆薪洜I數據、戰略規劃案、市場營銷案等高度保密的會議資料的打印和分發，會導致泄密;

　?、芙鉀Q了現場會議或大型會議坐后排參會者在看會議資料時，看不清的阻礙;

　?、輹伴喿x會議材料，需要標記或者筆記資料內容和自己觀點，但缺少一種工具在會前和會中都可方便使用。

　　2. 使用無紙會議系統的好處

　　針對企業會議的問題和痛處，通過使用無紙化會議系統，我們可以解決如下問題：

　?、偬岣咿k公效率。將會議過程中的各環節無紙化，將多種信息化技術融入會議的各環節、貫穿會議全過程，將頻繁召開的會議全部搬上電子平臺，這樣管理者可以在更短時間內完成多于以往的任務;

　?、诮档娃k公成本，包括打印、復印、裝訂、會議配套設備(投影儀、移動白板、白板筆等)所產生的費用;

　?、劢鉀Q會議投影內容看不清，姿勢累的問題;

　?、軡M足移動辦公需求，帶平板、筆記本、手機即可參會，輕便、簡單、高效;

　?、莶恍枰總€會議室都配備投影儀，系統通過同屏可以起到同屏瀏覽的效果，沒有投影儀也可聚焦重點。

　　3. 使用前后的對比

　　使用自動化會議系統場景一：

　　使用前：開一些領導決策的相關會議，綜合部或者會議服務者要為各個與會領導打印相關資料，以便會上查看材料和發言。這一項準備工作，非常耗費時間，也難免出錯，同時耗費大量耗材成本。尤其是當有大量文檔的時候，此問題更嚴重。作為參會者，可能自己帶筆記本電腦入會，也可能直接使用打印的資料。

　　使用后：會議資料無需再打印，只需把會議資料上傳到服務器就已經準備完畢。每一位參會者都會有一臺安裝“無紙化無線會議客戶端”的升降終端，相當于一個“個人會議終端”，可通過網絡訪問到已經準備好的會議資料。無需麻煩的用筆記本或使用打印的資料。

　　使用自動化會議系統場景二：

　　使用前：會議參會者眾多，后排總有人看不清投影內容。

　　使用后：通過“個人會議終端”，可方便瀏覽已上傳的會議材料，選擇同屏，可跟隨主講人當前屏幕內容。

　　使用自動化會議系統場景三：

　　使用前：領導需要發言，翻打印的資料指住某一頁并且進行發言，所有參會者跟隨一起翻打印的資料?；蛘咴陔娔X上打開該資料，然后連接投影設備，進行發言，當有多人需要發言時，需要切換設備等過程操作。

　　使用后：主講人可在參會者之間切換，切換后可把已經準備好的會議資料打開，所有參會者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。

　　總之，無紙化系統作為一套會議的輔助工具，通過多種終端設備的屏幕同屏，及會議相關的輔助功能，解決企業無紙化會議的需求，解決參會者就近共同查看會議資料的難題，及會議過程中的障礙，達到降低企業會議成本、加強企業的會議管理、提高會議溝通效率和效果的目的。

　　三

　　系統概述

　　無紙化會議系統是行業領先的、專門為解決現代會議中的實際問題而提出的一體化解決方案，適合于各種高端會議場合，以及重要的政務、商務、企事業單位和大型活動的會場實施應用。

　　采用行業領先的嵌入式架構，配備觸控升降一體機會議系統實現全數字化管理，支持Ethernet網絡連接方式，有力保障通信質量。

　　系統中央節點采用千兆以太網樹狀拓撲連接，級聯擴展全部通過網線實現，終端采用有線通訊組網方式，對各種規格的會議廳以及大中小型會場均具有良好的適應性。

　　對會前準備，會中管理以及會后歸檔操作提供多種服務功能，以高效，環保，節儉的會議為宗旨，保證會議正常、有序、安全地進行。

　　1. 本產品與其它同類產品的競爭優勢

　?、佼a品支持多議題會議模式

　　本產品根據客戶需求的反饋，為滿足集團型企業、政企單位等現場會議需求，開發了同一會議多個議題的功能，多議題之間一鍵切換，同時會議資料，參會人員同步切換。

　?、诋a品支持多種會議資料類型

　　產品支持的會議資料類型有：DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。

　?、郯踩c穩定性

　　應用軟件基于C++/C#設計開發，采用CS架構設計，安全穩定，比一般廠家BS架構黑客攻擊、木馬侵入等更安全和穩定。

　?、軕梅崭踩?/p>

　　提供帳號的認證、離線即刪除資料等功能，保障閱讀者的身份控制和會議資料的安全，不容易被第三方應用使用，或者被復制。

　?、菁啥雀?/p>

　　系統可集成會議話筒一體式升降，即保證了會議桌面的一致性和平整性，又可以在不開會議是設備隱藏起來，防塵防盜。

　　2. 系統特點及功能描述

　　后臺創建會議流程

　　系統支持使用用戶名密碼登錄方式所有創建會議，進入后臺可創建多個會議、多個議題，一個會議下面可上傳多個會議文件，所邀請的參會人員及其座位號在創建完會議議題后系統自動提示。

　　具體流程見下圖：

　　參會人員流程

　　每個參會人員都可以作為主講人進行文件分發、會議視頻同屏功能等。

　　參會人進入會議并開始演講的流程如下圖：

　　四

　　技術方案

　　本產品的服務端將部署在企業的機房中，完全使用企業內網進行管理和提供服務。以下將從運行環境、網絡環境、部署方案等方面來詳細闡述。

　　1. 運行環境

　　會議系統應用服務及系統應構建在穩定的Windows和相關基礎平臺上，會議終端應支持多種設備參與會議。

　　具體請看運行環境說明：

　　2. 網絡建設

　　會議應用場景應適用多種固定環境 和移動環境 。

　　網絡建設建議

　　移動環境 應支持Wi-Fi/3G/4G網絡;

　　固定環境 主要是企業內部會議場所，會議服務器部署在企業的核心辦公網段，個人會議終端通過交換機連接到企業主干網，再訪問會議服務器。

　　3. 產品主要技術指標

　　3.1 無紙化觸摸型液晶升降器（帶話筒升降）

　　液晶升降器采用雙導軌鋼絲驅動配合高精度同步螺桿升降，升降速度≤30S，面板采用全鋁合金CNC加工和陽極氧化工藝;

　　顯示屏后仰角度≤30°，可通過手動調節，結構設計符合人體工程學原理;

　　控制主板集成智能識別芯片組控制，萬次以上開關閉合雙重保護，采用同步靜音電機，噪音≤30分貝，升降機功耗≤30W;

　　RS-485國際標準鳳凰插頭集中控制，電平信號控制代碼具有較強的抗干擾防雷擊功能，也可采用手動按鈕控制，遙控統一控制，升降器控制軟件支持PC機安裝，兼容常用操作系統;

　　升降屏具有電源保護功能，液晶屏上升后自動供電，液晶屏下降后自動斷電，所有線路都采用安全接地防漏電保護裝置;

　　升降器具有上升、前仰、后仰、下降、切換5個按鍵，按鍵自帶LED燈光功能，具有多媒體會議終端開關機鍵和USB接口;

　　液晶屏全鋁合金外殼，無螺絲固定，長軸后仰轉角，鋁板鏤空技術加工工藝，屏幕邊緣厚度≤5mm;

　　顯示屏與超薄式升降器無外漏連接線、無連接背板、無外漏螺絲;

　　采用電容式不低于十點觸摸屏幕，16:9超薄顯示器邊緣厚度分辨率≥1920*1080。

　　生產企業具有國家強制3C認證證書

　　商標注冊證書

　　液晶屏升降一體機外觀專利證書

　　升降器傳動裝置實用新型專利證書

　　屏幕升降器使用新型專利證書

　　ISO9001質量管理體系認證證書

　　ISO14001環境管理體系認證證書

　　ISO45001職業健康安全管理體系認證證書

　　3.2 無紙化終端及軟件

　　CPU不低于雙核雙線程

　　主頻≥2.4GHz

　　內存≥4GB的DDRⅢ, 外存≥64GB的SSD;

　　分辨率≥1920*1080@60Hz

　　網卡：RJ45*2接口

　　標準接口：4*USB(3.0/2.0)、1*HDMI、1*VGA、1*LAN、1*MIC-IN端口、1*LINE-OUT端口、1*DC端口;

　　操作系統：Windows7/10，32bit

　　工作電源：DC 12V/5A

　　軟件通過License授權下運行，支持免費的軟件頁面定制開發;

　　文件閱覽共享同屏支持多種文件格式，包括常見的WORD/EXECL/PPT/PDF/WPS/CAD等(★有同屏軟件著作權證書);

　　支持一對一，一對多，或者群發消息等多種模式;

　　支持密碼簽到和免簽到等多種模式，會議投票功能與簽到結果相關聯，進行投票結果的統計;

　　支持主講和匯報兩種模式打開文件，主講模式下支持主講人的批注圈劃，其他人只能瀏覽觀能不能操作，文件以WORD形式保存至服務器，保存后的文件其他人可下載后進行二次修改批注;匯報模式下支持多人在同一文件上批注圈劃并以圖片形式進行保存，其他人不可以再進行修改(★有手寫批注軟件著作權證書);

　　支持懸浮圖標操作，懸浮圖標操作可實現屏幕同步，支持文件選擇性單獨發送至大屏或者參會者終端;支持參會人同步跟蹤主講者內容;支持視頻的同步操作和斷開功能;支持切換至本地電腦頁面，方便使用其他軟件(如公安辦案系統，銀行結算系統，法院案宗系統)的同屏功能;

　　支持主席位通過密碼做軟件的一鍵還原，支持主席位一鍵刪除服務器上的文件資料;支持主席位控制展示歡迎頁面展開和關閉、會議信息、顯示人名、會議標語等畫面，同時支持統一升降機控制、統一開關機(★有會議主席軟件著作權證書);

　　支持呼叫服務，可通過終端機呼叫服務臺茶水、筆、紙張等多種會議服務(★有呼叫服務軟件著作權證書);

　　支持至少12個視頻文件進行任意點播視頻同步，視頻同步播放無卡頓，視頻延時≤500ms;支持實時觀看視頻流直播;攝像頭，筆記本、遠程視頻接入和同步播放(★有視頻同步軟件著作權證書);

　　支持主席可對會議投票進行一鍵切換，并可啟用、結束、查看統計結果功能;★支持投票倒計時功能，支持時間任意設定，時間未到之前投票控客進行更改，系統默認最后一次投票內容;(★有投票表決軟件著作權證書);

　　支持終端查詢、打開、下載會議文檔資料;支持通過終端機將資料一鍵上傳保存至服務器;

　　支持軟件功能模塊命名，隱藏，釋放，增加和替換，根據客戶不同需求制定個性化軟件產品;支持任一客戶端通過賬戶名和密碼登錄后臺服務器，進行數據的更新，參會信息的修改和更正;

　　支持鎖屏模式設置，在此模式下屏幕共享后只能觀看同屏內容，其他參會人員不可以操作功能菜單。

　　3.3 無紙化會議管理控制服務器及服務軟件

　　19”標準機柜2U高度;

　　CPU不低于E3至強服務器芯片;

　　內寸≥DDR3 8G;

　　硬盤≥1TB;

　　USB*6(后置4前置2)COM*1 3.5音頻*1 千兆網口*1;

　　顯卡：NVIDIA專業圖形顯示卡 (1G顯存);標準：pci-E3.0;

　　視頻輸出：HDMI*1,VGA*135音頻輸出

　　服務器軟件基于C++開發，采用高穩定性的CS架構設計，支持無人值守模式運行;

　　系統功能模塊可自定義命名、修改和增減;

　　支持賬戶名和密碼登錄后臺管理，可設置不少于2個會者為主席;

　　支持會議議題添加和修改，人名，職位信息，單位信息的導入，終端會議首頁的編輯功能等;

　　支持編輯座位，設定好參會人員的名字，添加、修改、刪除與會人員;

　　支持文字文檔，視頻文檔的上傳，支持一次上傳多個文檔和視頻;

　　可設置投票內容，設置主席位終端可啟動開始，暫停，查看投票等功能;

　　支持大屏幕上會議歡迎詞的制作，歡迎詞可變換背景顏色，字體，風格以及內容;桌牌的設置，背景的設置，職位，單位的替換和修改。

　　3.4 轉碼服務器及其軟件

　　CPU不低于i5處理器,四核四線程、主頻 ≥3.4GHz,

　　內存≥4GB的DDRIII, 外存≥500GB硬盤

　　2路前置USB口，4路后置USB口，支持HDMI及VGA輸出。

　　網卡：千兆網絡接口(RJ45)

　　視頻卡：PCIE采集卡

　　視頻輸入接口：HDMI、DVI

　　視頻輸出接口：HDMI、VGA

　　音頻接口：1*3.5mm音頻輸入接口、1*3.5mm音頻輸出接口

　　操作系統：Windows7

　　工作環境：環境溫度：5℃～40℃;相對濕度：≤75%

　　19寸標準機柜2U高度

　　將視頻編碼數據流轉換成網絡編碼流，將網絡編碼流轉換成視頻編碼輸出投影等大屏幕兩種輸入輸出模式(★有編解碼軟件著作權證書);

　　CPU具有Intel Sandy Bridge、lvy Bridge、Intel HD Graphics功能;

　　內置Altera的CycloncIV的FPGA芯片，高達6.3Mb的嵌入式存儲器，動態通道重配置以實現數據速率及協議的即時修改;

　　內置SDI解碼芯片，可以快速高效實現視頻會議解碼;

　　內置高質量，多格式視頻解碼器及圖形數字化芯片，并集成有2:1多路復用HDMI接收器，具備SDP處理能力，可處理PAL,NTSC和SECAM信號，同時還具備CP功能，可處理YPrPb和RGB分量格式，包括RGB圖形;

　　可以將PAL、NTSC、SECAM復合信號或S視頻信號轉換為數字ITU-R BT.656格式。也可以將RGB或YPrPb分量視頻信號解碼為數字YCrCb或RGB像素輸出流。支持525i、625i、525p、625p、720p、1080i、1080p和分量視頻標準，以及許多其它高清和SMPTE標準。此外還能夠同時處理CVBS和標清RGB信號，從而支持SCART和疊加功能。

　　五

　　軟件主要功能

　　1. 后臺登錄界面

　　本軟件分為后臺客戶端和會議客戶端，后臺軟件是一套OA系統，登錄時需要提供賬號密碼。

　　2. 三員管理體系

　　保密單位需要三員管理體系來保證安全保密性。

　　三員管理體系由系統管理員、安全保密管理員、安全審計員三個人員組成，其中，系統管理員規定由信息科人員擔任，安全保密管理員、安全審計員由保密保衛科人員擔任。

　　三種人員都不得直接訪問系統文檔。系統管理員可以建立賬號但無權激活，安全保密管理員對所建賬號審批通過后激活，并賦予人員權限級別，也可以凍結現有賬號。安全審計員對以上兩種人員的登錄日志、操作日志可以查詢、溯源。

　　3. 文件加密功能

　　每一人員對上傳文件可以進行加密，比如，對Word文檔加密上傳，其他人下載加過密的文檔，是打不開的，只有獲得密鑰，才能打開。

　　哪怕脫離了無紙化會議系統軟件，直接用微軟的Office 也是無法打開的。

　　4. 人員權限等級

　　人員級別分為：非密人員、一般人員、重要人員，分別對應文檔級別：非密、秘密、機密，高等級的人員有權限訪問同等級別及其以下級別的文檔。

　　5. 組織架構管理

　　本系統具備組織架構管理，對部門設定、添加、修改都可以實現，每一人員都必須從屬于某一部門，不可以單獨存在，以防止非必要人員入內。

　　6. 會議系統客戶端

　　無紙化會議系統進入前，有名單顯示，進入會議前，必須簽到，簽到方式目前有三種：1是免簽到，2是賬號密碼簽到，3是手寫簽到。一般建議賬號密碼簽到。

　　7. 客戶端賬號密碼簽到

　　無紙化會議系統的賬號密碼登錄界面，如果輸入賬號是本機名單上的人員，就會直接進入，如果是另外一個座位號的賬號，則立即自動修正成當前人員，如果是未被邀請的人員，則拒絕進入會議。

　　8. 客戶端功能卡片

　　有七大功能：會議日程、會議資料、會議控制、視頻會議、交互功能、會議工具、會議成果。

　　9. 多會議議題管理

　　第三代無紙化會議系統，采用一場會議多個議題，一個議題多個文檔的架構進行排列，每一個文檔自動識別格式，比方說是doc格式還是pdf, 甚至mp4格式，然后自動調用相應的功能模塊打開，是mp4的，會自動播放。

　　10. 主持人操控功能

　　主持人可以操控投票表決，設定倒計時時間，主持人可以寫會議紀要，主持人可以啟動會議，也可以結束會議。

　　11. 支持交互功能

　　支持會議討論、電子白板、呼叫服務、網頁訪問。

　　12. 會議工具

　　會議工具包括：計算器、萬年歷，還有pdf轉Word、pdf轉圖片。

　　13. 對Win10支持度最佳

　　第三代無紙化使用了Win10的一些性能特點，如半透明邊框模糊渲染顯示等特性。

　　14. 對4大會議成果的支持

　　支持簽到查詢、批注結果顯示、表決結果顯示，以及會議紀要的查看。

　　15. 會中隨時批注并查看

　　支持開會期間隨時批注并隨時查看功能，如果文件經過加密的，批注好的文件仍然加密保存。

　　16. 支持桌面截屏隨手畫批注

　　支持掛起狀態對桌面截屏，然后可以隨手畫批注，可以保存成圖片。

　　17. 擴展電子白板功能

　　支持筆鋒設置、顏色設置，支持橡皮檫、垃圾回收，支持換背景，支持放大縮小，支持保存文件或調用已保存的文件。

　　18. 多窗口同時打開掛起底部排列功能

　　支持多窗口打開，支持掛起，在底部排列。

　　六

　　安裝調試和售后服務

　　設備調試由本公司技術人員進行程序編寫和調試。

　　貨物到達后，在本公司和買方人員監督下，由買方人員清點貨物，并檢查貨物的外觀。

　　設備調試所需的工具、儀表由本公司提供。

　　本公司工程師在現場安裝其設備時，保證遵守甲方的規定以及有關的保密制度。線材及配件等均為預估，待工程結束后按實結算。

　　質量是企業的生命，服務是品牌的保障。

　　讓用戶放心是我們對您的鄭重承諾。從產品的設計、制造、檢驗、出廠等各個環節，我們都充分考慮到您的需求，都充分想到了您的關注。我們堅持不懈的狠抓質量，孜孜不倦地追求完美，就是要構筑企業的堅強基石，創造知名品牌，永遠讓我們產品用戶放心!

　　產品售后服務按國家新“三包”規定執行。

　　新購產品1個月內因質量問題可更換(人為原因除外)

　　所有產品提供免費保修壹年的服務!

　　為了不斷滿足顧客的需求，達到優質服務的目的。公司堅持“質量第一，用戶至上，為客戶提供專業、及時、優質、令您滿意”的服務宗旨，特制定以下售后服務細則：

　　1、項目完成時間：自簽訂采購合同之日起20個工作日內全部到位;7日內安裝調試完畢。

　　2、提供7*24小時響應，接到故障通知后在48小時內解決故障。

　　3、所有產品免費保修1年，終身維護;售后服務期過后只收零配件成本費。

　　4、建立備品、備件庫，設備出現故障，需要返廠維修時，提供備品備件。

　　5、提供辦事處及總代理本地化服務。

　　6、承諾所供產品均為原廠正品，不使用任何劣貨、假貨等產品。